Il cammino del Rotary digitale

Negli ultimi anni c’è stata un’accelerazione delle tecnologie digitali in tutti i settori della società, ma forse non tutti sanno che il Distretto Rotary 2031 in realtà è stato il primo distretto italiano a sviluppare una sua politica di digitalizzazione a partire dal 2016. In questo suo impegno, il Distretto 2031 non si è limitato a dotarsi di un sistema informatico in grado di gestire i soli aspetti distrettuali, ma ha voluto e si è impegnato sin dall’inizio per coinvolgere i Club in questo percorso evolutivo.

La realizzazione di un unico sistema informatico formato da DistrictCommunicator e ClubCommunicator, che lega la gestione completa del Distretto e dei Club, collegata con Rotary International, WhatsApp e circuito bancario Sepa, è stato l’obiettivo raggiunto dal Distretto 2031, che oggi è il più avanzato tra i distretti italiani. Questo percorso è in continua evoluzione ed ha coinvolto anche i Rotaract Club, i quali sono ora anch’essi dotati di un sistema di gestione completo, completamente integrato con myRotary e con tutto il mondo Rotary.

Gli ultimi progressi del Rotary Digitale

Per descrivere questo continuo processo verso il Rotary digitale, indichiamo brevemente i progressi effettuati in questi primi mesi dell’anno, in continuità con quanto fatto negli anni precedenti. Recentemente è stata resa disponibile la prenotazione degli eventi distrettuali da parte dei singoli soci, che fino al 2020 poteva essere effettuata solo dalla segreteria del Club. Oggi, invece, anche ogni singolo socio può prenotarsi all’evento distrettuale con tutta comodità tramite l’App ClubCommunicator, disponibile per tutti gli smartphone. Questa funzione, molto utile per i soci, permette alla Segreteria Distrettuale di avere in tempo reale una visione precisa delle prenotazioni effettuate.

A febbraio del 2022 è stata poi resa disponibile la funzionalità che permette di organizzare eventi distrettuali invitando solo alcune categorie di soci, ad esempio i Presidenti, i Tesorieri e quant’altro. Grazie ad essa solo i destinatari dell’invito potranno vederlo e registrarsi. Questo è particolarmente utile in caso di seminari destinati solo ad alcune figure organizzative, come ad esempio SIPE per i Presidenti Eletti.

Marzo 2022 è stato momento della Tesoreria con due importanti novità. La prima è la possibilità di rimuovere sottoconti e causali obsoleti permettendo così una semplificazione del piano dei conti secondo le necessità del Tesoriere in carica. La seconda novità è quella relativa ad una migliore ripartizione delle voci del piano economico che permettono un migliore controllo di gestione.

Infatti, le voci di spesa unitamente ai ricavi sono inseriti all’interno di un diagramma a torta così ripartito:

• blu indica i ricavi;
• rosso, le spese per la gestione, come affitti e stipendi;
• giallo, le spese per la compagine dei soci, come le conviviali;
• verde, le spese per i service e i versamenti volontari alla Rotary Foundation.

Questo diagramma dà una visione immediata della situazione. Ad esempio, se il blu supera il 50%, vuol dire che ci sono risorse economiche da spendere, altrimenti, se inferiore al 50%, bisogna fare attenzione perché potrebbero esserci delle perdite. Poi, una grossa fetta rossa indica un importo considerevole allocato alle spese di gestione, il che non è un bene. Infine, il rapporto tra giallo e verde indica quanto il Club sta investendo per mantenere la compagine dei soci uniti rispetto a quanto è orientato all’investimento verso l’esterno. Insomma, si tratta di uno strumento che dovrebbe far riflettere i Presidenti e aiutarli ad orientare gli investimenti sulla base dei propri obiettivi.

Il tesserino digitale per ogni socio

Infine, è da poco stata rilasciata la funzionalità che vede integrata nella App ClubCommunicator il tesserino di ogni socio con nome, QR code e ID Rotary, ossia quel numero che veniva stampato sulle tessere cartacee consegnate un tempo ogni anno ad ogni socio.

Per ottenerla è sufficiente scaricare o aggiornare l’App ClubCommunicator da Play Store o App Store. All’apertura si vedrà nella parte alta un’icona che apre direttamente il tesserino del socio.

Come già sperimentato durante l’Assemblea del 21 maggio 2022, durante gli eventi distrettuali, il QR code può essere scannerizzato alla reception per registrare di un socio e dei suoi ospiti. Sono stati così ridotti al minimo i tempi di registrazione agli eventi più frequentati.

Uso del Rotary digitale da parte dei soci

Qualcuno potrebbe chiedersi se viene utilizzata tutta questa digitalizzazione. Per rispondere a questa domanda utilizziamo dei numeri aggiornati a metà maggio 2022:

• Più di 111.000 ricerche nell’ Annuario Distrettuale;
• Già 2220 eventi gestiti;
• Oltre 34.000 prenotazioni effettuate cliccando sulla mail di sollecito che arriva ai soci;
• Oltre 18.000 prenotazioni effettuate attraverso la pagina web personale dei soci;
• Oltre 19.000 prenotazioni effettuate mediante l’App ClubCommunicator;
• Oltre 2.800 prenotazioni effettuate attraverso WhatsApp;
• Più di 1.400 comunicazioni inviate da parte dei Club.

In conclusione

Gli aggiornamenti ai sistemi e i numeri sull’utilizzo indicano che il processo di digitalizzazione del Rotary procede spedito. Ovviamente ci sono Club che utilizzano al meglio le possibilità offerte dai sistemi ed altri che ancora non le sfruttano appieno, ma il Distretto 2031 si distingue per l’impegno costante verso l’efficienza e il buon funzionamento.